Электронный документооборот

У ВкусВилл большой оборот документов внутри компании — 30000 в сутки. И с каждым днем «бумаг» становится больше. Именно поэтому мы перешли в электронную систему. В кратчайшие сроки (1,5 месяца) инженеры Тензора внедрили и настроили ЭДО. Кроме всего, работизировали его, то есть разработали в рамках своей платформы СБИС модифицированную RPA-технологию. Последнее нам необходимо для ускорения процесса подписания документов. У нас 14000 сотрудников, ответственных за перемещение товара. Заказ, подтверждение, приемка — везде нужно ставить подпись. СБИС упростил процесс, каждый документ — на контроле. Сейчас фактически вместо сотрудника трудится робот. Его функционал — «загрузка — подпись одним сотрудником — подпись другим — выгрузка». При этом схема юридически законна за счет того, что мы используем не ПЭП, а НЭП. Робот здесь равен человеку, только в разы больше скорость и меньше ошибок. Специалисты Тензора умеют реализовывать большие проекты со сложным механизмом и в этом мы убедились сами.

Мы используем измененную конфигурацию 1С, и стандартная интеграция со СБИС не работает. Но при этом служба безопасности не дает доступ сторонним лицам в нашу 1С. По скриншотам, устным объяснениям Тензор помог нашим специалистам интегрировать СБИС и 1С, чтобы документы отправлялись из 1С напрямую. Сейчас СБИС рассылает разные пакеты документов как стандартные (акт + счет-фактура), так и нестандартные. Например, мы используем пакет из отчета агента, акта и счета-фактуры на агентское вознаграждение. Xml-формы отчета агента не было в СБИС. Ее сделали и добавили специально для нас, чтобы мы могли заполнять и редактировать ее прямо в системе.

Сбербанк имеет широкую территориальную сеть, мы получаем большое количество документов по услугам ЖКХ. Внедрение СБИС помогло организовать точную адресацию документов. Каждому филиалу в СБИС присвоен уникальный код. Поставщик указывает его при выгрузке документов или выбирает его в интерфейсе СБИС. Документы приходят сразу в филиал. Чтобы документы попали в нужное отделение, даже если поставщик не указал код, в СБИС можно привязать контрагентов к конкретным сотрудникам. Кроме того, через СБИС мы настроили роуминг с другими операторами ЭДО, что расширило круг контрагентов.

Группа «М.Видео-Эльдорадо» ежегодно осуществляет более 3 млн. доставок. Поэтому нам важно, чтобы все логистические процессы работали эффективно, а покупатели получали любой товар максимально быстро. Для этого мы с большинством наших логистических партнеров перешли на электронный документооборот. Акты выполненных работ, счета-фактуры, претензии, информационные письма мы получаем через СБИС. Это удобный сервис, которым легко пользоваться. Наши партнеры без проблем подключаются и в короткие сроки начинают работу. Подход позволяет значительно экономить ресурсы, быстрее осуществлять расчеты и, конечно, экоответственными, расходуя меньше бумаги.

В первую очередь мы перевели в электронный вид расчетные документы с клиентами, повысив уровень сервиса. Теперь многие из них получают документы в день отправки, без вероятности потери. Вторым этапом реализовали получение юридически значимых документов от поставщиков. Коллеги из Тензора принимали непосредственное участие в разработке регламента по электронному согласованию входящих документов в СБИС. Последующим этапом была проведена совместная работа по интеграции учетной системы R12 и СБИС. На сегодня сотрудничество продолжается, предстоит еще много сделать по переводу контрагентов на новые электронные сервисы.

Мы используем СБИС для доставки бизнес-клиентам отчетных документов в электронном виде. На сегодняшний день это один из самых быстрых и надежных способов передачи юридически значимой документации. Выставленные счета доступны клиентам по всей стране уже в день их формирования. А с учетом наших объемов это также значительное сокращение как человеческих ресурсов, так и затрат на доставку бумажных документов. Функционал системы также позволил нам выстроить процесс обслуживания клиентов по люьому типу обращений без визита в офис.

До интеграции нашей системы и СБИС данные показаний счетчиков клиентов мы согласовывали сначала с «Сетевой компанией», потом передавали в «Татэнергосбыт». Это трудоемкая работа, которая мешала развитию проекта. Тензор доработал под нас API интерфейс СБИС: акты с показаниями счетчиков клиентов передаются в СБИС из нашего биллинга и автоматически отправляются СБИС на согласование в «Сетевую компанию», при утверждении «Сетевой компанией» они автоматически уходят в учетную систему Татэнергосбыта для начислений. В СБИС мы даже не заходим – отправляем акты и отслеживаем их утверждение прямо в UGREY. Отправку документов контролирует всего 1 человек. Вместе с СБИС мы развиваем наш проект по РФ.

Когда назрела необходимость перехода на ЭДО, основным запросом стала интеграция с нашей учетной системой SAP. Для этого мы воспользовались готовым модулем — СБИС Сапер. Это решение сертифицировано SAP, поэтому интеграция прошла быстро и безопасно. Это было проще и выгоднее разработки с нуля. Сотрудники «Тензора» готовы отработать самый сложный запрос. Они разработали англоязычные инструкции, видео инструкции для того, чтобы наши иностранные учредители поняли, зачем им СБИС, за что они платят. Теперь после автоматизации массовой отправки и приема документов в SAP на одном заводе, планируется внедрение СБИС и на новых производствах.

Ежемесячно к нам поступает несколько тысяч документов. Система проверки у нас очень сложная – проверяем 36 критериев. Раньше это делали вручную, нагружая бухгалтерию даже в нерабочее время. В СБИС же вся проверка происходит автоматически, на согласование и подписание документы поступают в электронном виде. Так мы сократили бумажную работу и разгрузили бухгалтерию. За первые пять месяцев работы с ЭДО мы наладили обмен документами с 8000 наших клиентов. В 2017 году запустили в СБИС сбор показаний счетчиков в электронном виде и подписание электронных договоров.

Входящие документы у нас согласуют 4 отдела. На бумаге это долго, а если документ терялся, то «концы» было не найти. С 2015 года МОЭК, Мосводоканал и другие контрагенты начали присылать нам акты и счета-фактуры в СБИС. Настройка согласования в системе была быстрой - провели ее без выезда специалиста СБИС. Теперь документы в СБИС поступают на согласование по очереди в каждый отдел. Только в случае одобрения документа всеми отделами, он поступает на резервирование денег для оплаты, а после на подписание к начальнику университета. Теперь быстро подписываем, оплачиваем, и документы не теряются и не забываются.

Наша компания - это географически распределенный холдинг: мы работаем в Центральной России, Приморье, на Алтае, Камчатке… Между центральной компанией и дочерними предприятиями происходит довольно большой документооборот. Поэтому было принято решение о переходе на ЭДО, и наша компания выбрала СБИС. На практике убедились, что начать работу в СБИС просто: скачали обработку для 1С, настроили по инструкции, провели пилот внутри компании и начали работать. Причем, большинство авиакомпаний, с которыми мы сотрудничаем, уже работали в СБИС. На данный момент 95% документооборота Аэрофьюэлз Интернешенел идет через СБИС.

У нас тысячи агентов во всех уголках страны. Были опасения – как они воспримут новации. Мы подготовили видеоролик, чтобы показать – электронные документы в СБИС – это просто. Они оценили удобство и сокращение срока выплаты бонусов (с 7 до 1 дня) и активно переходят на ЭДО. Сократилась нагрузка и на персонал Amway. Документы теперь рассылаются автоматически, без ручной работы. Думаю, что данный проект подходит для реализации Amway и в других странах.

От СБИС только хорошие впечатления. Так, мы уже привыкли сдавать отчетность с помощью системы, а теперь ускорили и обмен документами с Казахстаном. Наши зарубежные покупатели были сразу за, ведь им было важно ускорить получение первички. Быстро разрешились и все нюансы с разницей в законодательствах. СБИС избавил от механической работы. Раньше мы все печатали и отправляли курьером, а если контрагенты что-то не проставили – приходилось долго ждать повторной «доставки». А сейчас в режиме онлайн делаем отгрузки, высылаем договоры и аннулируем ошибочные документы. И все это за считанные минуты. Не тратим время на отправку документов: они высылаются автоматически, остается только проверить их утверждение.

Основная наша задача – сделать обслуживание максимально удобным и простым. Мы предложили клиентам ускорить процесс обмена документами и видим, что эта услуга становится востребованной. Переход на ЭДО сократил время подготовки, обработки и отправки документов контрагентам, что позволило сделать обслуживание клиентов более технологичным. С помощью СБИС мы запустили ЭДО по всем филиалам в 56 городах России. По нашим оценкам, доля корпоративных клиентов, использующих данную модель документооборота, составляет 95%. В месяц мы отправляем около 120 000 расчётно-платежных документов нашим абонентам.

В пандемию обмен бумажными документами значительно затруднился. В целях оптимизации процессов мы приняли решение перейти на ЭДО с партнером из Швейцарии. Сотрудники Тензора создали для зарубежного партнера аккаунт в СБИС и выдали НЭП. Чтобы документы признавались юридически значимыми, мы подписали трехстороннее соглашение. Теперь мы обмениваемся договорами и иными документами с нашим партнером за секунды.

Фармацевтика отличается большим объемом документооборота между дистрибьютером и аптекой. В этих условиях переход на безбумажные технологии значительно упрощает работу с документами для нас и наших клиентов. СБИС отлично подошел для нас, так как поддержал специфичные формы документов: протокол согласования цен, реестр согласования цен и др. Также мы активно внедряем в СБИС электронную сверку расчетов и подписание договоров.

Наша цель – перевести весь документооборот с потребителями в электронный вид. Мы уже отправляем в СБИС все счета на оплату, акты сверки, счета-фактуры, акты выполненных работ и расчеты по штрафам. В разработке расчет пени. Форму акта-сверки в СБИС дорабатывали под наши потребности: изменяли имена строк, местоположение реквизитов, добавляли новые поля. Наша учетная система - Omni-US. Документы из нее выгружаются в СБИС и распределяются по 10 сотрудникам для проверки по зонам ответственности. После руководители отправляют их получателям и следят за статистикой прямо в системе. со СБИС клиентопоток в офисы обслуживания существенно сократился.

Для нас большое значение имеют пожелания наших клиентов – организаторов различных событий. Благодаря им мы постоянно улучшаем свой сервис. Одно из таких обновлений — мы перешли на электронный документооборот СБИС. Наш сервис подготавливает закрывающие документы для организаторов (юридических лиц и ИП) и участников (покупателей билетов). Теперь мы подписываем их электронной подписью и отправляем через СБИС. Такие документы имеют юридическую силу, поэтому больше никаких «бумажек». Получателям нужно всего лишь зарегистрироваться в СБИС и получить ЭП.